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La documentación que se genera en una empresa a lo largo de los años puede llegar a ser incontable. La necesidad de contar con un servicio de custodia de documentos que vele por su seguridad y permita consultarla cuando sea necesario, hace que las corporaciones se planteen su contratación.
Si desconoces las ventajas de este servicio así como en este artículo te hablamos sobre la custodia de documentos y por qué debes incluirla en tu empresa.
¿Qué es la custodia de documentos?
La custodia de documentos, además de estar regulada por ley, es un servicio por el que determinadas empresas son capaces de trasladar y almacenar la documentación de sus clientes. Este almacenaje puede ser físico o digital.
Estos archivos que son trasladados del lugar de origen al sitio de custodia, cuentan con una exhaustiva vigilancia que garantiza la seguridad y confidencialidad de la información en todo momento.
Para poder ofrecer este servicio de protección de documentación, la empresa encargada debe contar con unas instalaciones adecuadas para realizar esta tarea. La temperatura, luz o humedad del sitio, son algunos de los factores que pueden influir en una correcta conservación.
¿Cuáles son las ventajas de contratar un servicio de custodia de documentos?
Debido al gran volumen de información que numerosas empresas manejan, el acceso a ella puede resultar una labor imposible, sobre todo cuando se depende de un plazo de tiempo concreto.
Por ello, contratar una empresa externa para la conservación y protección de la información puede llegar a ser la decisión más acertada. A continuación expondremos algunas de sus principales ventajas:
Organización de los documentos
Este servicio garantiza una adecuada y eficiente organización de la documentación conservada. De esta forma, la localización de información concreta se puede llevar a cabo de forma más fácil y rápida.
Garantiza la seguridad de la información
Cuando se maneja información comprometida es importante saber preservarla de forma segura. Por ello, contratar un servicio externo de custodia reduce el riesgo no solo de que se pierda esta documentación, sino también de que sea robada o espiada.
Aumento de la productividad
Con un correcto sistema de organización, el acceso a la información se hace de manera mucho más rápida. El tiempo que se ahorra buscando esta información se puede emplear en la realización de otras tareas, que sin ninguna duda generará mayores beneficios.
Reducción de los espacios utilizados en la oficina
La empresa que se encarga de la custodia de documentos administra de un modo mucho más óptimo el espacio físico disponible para el almacenamiento de esta. Así mismo, el espacio que queda liberado en la oficina puede ser destinado a otras necesidades.
Optimización de los recursos humanos y económicos
Al contratar una empresa externa, la compañía que contrata no ahorra únicamente tiempo sino también personal, ya que, no tiene que destinar recursos, ya sean económicos o en calidad de empleados a la realización de esta tarea.